Meine GTD-Methode: Three Boxes of Joy

Ich hasse GTD und diesen ganzen Kult darum, wie man als (selbstständig tätiger) Bildschirmarbeiter die Dinge besser geregelt bekommt – alles Bullshit! Entweder man ist diszipliniert und motiviert, oder eben nicht. Irgendwelche ausgefeilten Systematiken sind doch immer nur in der Theorie gut. Deshalb würde ich auch nicht im Traum darauf kommen, Geld für eine spezielle GTD-Applikation auszugeben, bei der man mehr Zeit mit dem Taggen und Klassifizieren von Tasks verbringt, als dass man dadurch Zeit gewinnen würde.

Ich verlasse mich in Sachen Projektorganisation auf eine kleine Applikation, die fast unverändert seit weit über 10 Jahren auf jedem Mac zu finden ist: »Notizzettel«.

Dabei habe ich nach wochenlanger Praxis nun die optimale Vorgehensweise gefunden: Three Boxes of Joy! Ich komme mit genau drei horizontal angeordneten Notizzetteln aus (Die Namen der Projekte sind natürlich geändert):

Box #1: Projektliste

In der ersten Box stehen alle aktiven Projekte, aufgeteilt in zwei Blöcke:

  1. »On hold« sind solche Projekte, für die ich in dieser Woche voraussichtlich nichts erledigen muss, weil die entweder noch gar nicht gestartet sind, oder ich gerade auf Feedback vom Kunden warte. Falls bekannt, wird in Klammern auch noch eine Zeitangabe vermerkt, ab wann das Projekt wieder aktiv wird.
  2. »Aktuell« hingegen sind solche Projekte, für die ich in dieser Woche etwas tun kann und auch sollte.

Box #2: To-Do

In der zweiten Box stehen einzelne Aufgaben oder Projekte, die auf jeden Fall heute angegangen werden müssen. Es lohnt sich, jeden Abend diese Liste für den nächsten Tag vorzubereiten – so vergisst man nichts wichtiges!

Bei Bedarf kann man auch noch weiterführende Aufgaben eintragen (»später die Woche«), aber nur, wenn sie eine gewisse Dringlichkeit besitzen. Alles, wo generell ein paar Tage Spielraum herscht, ist ja immer noch in Box #1 gelistet.

Box #3: Sonstiges und Homework

In der dritten Box ist all das gelistet, was nicht direkt mit Projekten zu tun hat, sondern durchaus auch zu Hause erledigt werden kann. »Steuer überweisen« erscheint zwar zunächst wie ein dringender Punkt für Box #2, aber es handelt sich dabei um die gemeinsame Steuererklärung mit meiner Frau – und solche Dinge will ich nicht alleine im Büro machen, logisch.

Handhabung

Besonders revolutionär ist die Handhabung der Tasks:

  • Erledigte Tasks lösche ich
  • Zu verschiebene Tasks verschiebe ich per Cut’n’Paste
  • Neue Tasks schreibe ich mit der Tastatur

Features

  • Kein Tagging
  • Keine Priorisierung
  • Keine Erinnerung
  • Kein Zugriff auf das Mac-OS-X-eigene To-Do-System
  • Kein Online-Zugriff
  • Keine CoreAnimation-Animationen
  • Keine API

Fazit

Ich kann nur sagen: Es funktioniert! Ich habe alle meine Projekte stets im Blick und weiß immer, was gerade ansteht. Vergessen war gestern. Und während man in Villarriba noch am Taggen, Priorisieren und Terminieren ist, werden in Villabajo bereits die ersten Rechnungen geschrieben :-)

32 Kommentare

Steve

Ich handhabe das ähnlich. Wobei das bei mir immer zwischen den Dashboard Stickies und der Stickie.app wechselt.

Die Dashboard Stickies sind hübscher, aber die App ist für mehrere Notizen einfach besser und den Widgets überlegen – Ich kann mich einfach nicht entscheiden ;-)

Simon Wehr

Wir haben uns hier im Büro für eine plattformübergreifende, mobile und komfortable Lösung entschieden. Das schöne ist die – trotz Freeware – absolut intuitive Benotzeroberfläche und die Möglichkeit, nutzerspezifisch eigene Extensions einzubauen!

Martin Lange

Also bei mir läuft das alles in einem Zwei-Komponenten-System. Zum Hauptteil der Kopf, der eigentlich alles was erledigt werden muss, speichert. Sollte er einmal eine Panne oder vergleichbares haben, liegt eine Liste (auf Papier, handgeschrieben) mit den zu erledigenden Dingen (inkl. dem Datum, bis wann es geschehen sein muss) bei mir.

Ralf Herrmann

* zustimm *
GTD verkauft keine Lösung, sondern nur den Traum von selbiger – so wie Anti-Glatze-Wässerchen.
Wer sich nicht mit solchen physischen oder digitalen Zetteln organisieren kann, macht etwas falsch, oder hat den falschen Arbeitgeber.

Peter

Ich muss auch nicht alles digital haben. Ganz normale Klebezettel, je nach Wichtigkeit auf dem Schreibtisch platziert, sind mehr als genug. Und wenn etwas mitten auf dem Monitor klebt, weiß noch vor dem Starten des Rechners, was auf keinen Fall vergessen werden darf.

diaet

Auf Papier ist allerdings das Cut’n›Paste etwas komplizierter und langwieriger…

Ist trotzdem auch meine bevorzugte Methode. Alles am Bildschirm nutze ich maximal eine Woche. Aber das mit reinen digitalen Notizzetteln probier ich glaub ich nochmal.

Eric Eggert

Ähhh… das ist eigentlich ganz klassisches GTD… Was zeigt, dass GTD kein Hexenwerk ist. Wobei du gerade Things anprangerst, das noch am schlichtesten und klarsten ist… OmniFocus dagegen uiuiui…

Gerhard

Find Haftnotizen praktischer. Die funktionieren auch wenn der Rechner nicht läuft.

Alexander Hahn

Kleine Bitte:
Mach doch bitte den Fliesstext ein bisschen kleiner, der ist so groß und die Zeilen somit so kurz, das ich mittlerweile nur noch im Feed lese.
Feinste grüße!

PunktNico

Ich benutze GDesktop und hab mir dort auch ein Gadget hingezogen, dass ähnliche Arbeit leistet… Kann nur bestätigen, dass einem so der Ãœberblick für alle ToDo’s bewahrt bleibt :D Werde deine 3 Kategorien übernehmen ;)

Philipp Maan

Benutze seit einigen Monaten TaskPaper – hat mein Leben um einiges erleichtert…

Christoph H.

Guten Morgen.

Dass GTD absoluter Mist ist, würde ich nicht behaupten. Ich habe das Buch gelesen und konnte einige Ideen/Anregungen mitnehmen, die ich mittlerweile in mein persönliches Aufgabenmanagement eingebaut habe. Ich glaube das ist mit jeder beliebigen Methode so. Irgendwo findet sich immer ein guter Part.

Ich selbst nutze nach einigen Testphasen mittlerweile GooToDo:http://gootodo.com«. Ein sehr simple aufgebauter Dienst, der ständig durch tolle Funktionen erweitert wird. Bei GooToDo gibt es keine thematische Einteilung (@home, @phone), sondern eine rein zeitliche Zuordnung. Ich verfahre so, dass ich mir am Vorabend eines jeden Arbeitstages eine Agenda für den kommenden Tag in der geplanten Reihenfolge zusammenstelle und diese dann abarbeite. Funktioniert bisher gut.

Thomas G.

Ich nutze Anxiety seit einigen Wochen. Zusätzliche Features: Kein Cut’n›Paste. Das Einsetzen einer neuen Aufgabe dauert etwa 5 Sekunden, das abhaken etwa 2 Sekunden. Und es sieht unaufdringlich aus. Für detailierte Korrektur-Listen nutze ich Papier, weil ich sowas meist am Telefon entgegen nehme und mit einer Hand so schlecht tippen kann.

Maurice

Wie Eric schon geschrieben hat, bist du gar nicht so weit von GTD entfernt mit deiner Lösung. Jeder Mensch tickt anders und muss für sich herausfinden, was funktioniert. Und für eine ziemlich große Anzahl von Menschen ist das GTD. Es geht dabei auch nicht unbedingt darum, mehr erledigt zu kriegen, sondern eher darum, den Kopf zu entlasten, der ja als Speicher für zu Erledigendes eher nicht so gut geeignet ist (man erinnert sich immer in der falschen Situation an Dinge, die man noch erledigen muss, in diesem Moment aber nicht kann, weil man am falschen Ort ist oder z.B. kein Telefon dabei hat). Es gibt viele Menschen, die GTD mit solch einfachen Mitteln wie du umsetzen oder sogar auf »echtem« Papier. Zumindest sollte man das Buch mal gelesen haben, bevor man es als Bullshit bezeichnen kann ;)

Stefan

Stickies sind spitze! Ich nutze sie zudem zur Zeiterfassung und für kurze Infos oder Codeschnipsel die ich ständig im Zugriff brauche. Alles fein säuberlich untergebracht auf fünf farblich markierten digitalen Post-Its ;)

Dan

Ich löse Aufgaben mit der gleichen Methode, allerdings abgespeichert in einer Textdatei. Dementsprechend befindet sich die Dreiteilige Einteilung (!) untereinander.

Mit einem sparsamen, hochgradig einfachen und trotzdem brauchbaren Editor (geany, immer anzutreffen auf Desktop 2) funktioniert das 1a.

oliver gassner

Hm, an sich ist das ziemlich astreines GTD, das involviert nämlich genau Listen mit Projekten und nach Kontext ;) Von APIs und Onlinetools ist bei GTD nicht die Rede, das ist in der Tat eher Hype ;). Insofern würd ich mir das mit den ›Hass‹ nochmal überlegen…

Dan Arkway

Was du machst ist GTD – Projekte Kontext und Handlungs bezogen abarbeiten ohne viel dabei vergessen. Du loest es mit mit LowTech – prima. Ich vermute mal ohne Mac nutzt Du evtl. sogar noch ein Notizbuch und einen Terminkalender? D. Allen & Co. sind stolz auf Dich, wobei mir die Zahl deiner Projekte etwas schmal vorkommt. :) Bin mal gespannt wie Deine Methode in einem Jahr aussieht, bitte poste am 1.Mai 2009 nochmal einen Screenshot, okay? (add to tickler file – done.)

Gerrit

Aber jetzt mal im Ernst: Wenn das, was ich mache, schon amtliches GTD ist, warum muss man darüber Bücher schreiben und warum verdient man mit Vorträgen in USA massenweise Kohle damit? Ich meine: Das sind verschissene To-Do-Listen! Das haben wahrscheinlich die alten Römer schon gemacht. Ein Funken gesunder Menschenverstand, dann kommt man da auch von alleine drauf.

Gibt es demnächst auch einen Internet-Kult darüber, wie man am besten seine Wäsche sortiert? Hier werden simpelste, langweilige Kulturtechniken zu etwas hochstilisiert, was dem einfach nicht gerecht wird – nur weil es jetzt einen netten Namen bekommen hat. Jede noch so unerfahrene Sekretärin lacht sich doch kaputt über die kindliche Begeisterung, die in den ganzen US-Blogs über das Thema GTD herrscht …

Kay Märthesheimer

Ich halte Things für einen sehr gelungenen Lösungsversuch für das Problem, dass wir alle irgendwie haben – Dinge einerseits nicht vergessen zu wollen, anderseits sich mit den Dingen, die man behält (behalten muss) nicht belastet zu sein.
Wer mit mehr als einem Rechner an unterschiedlichen Plätzen arbeitet, dem kann ich persönlich wärmsten RTM empfehlen. Funktioniert on- und offline, sauber integriert in Googlemail und -Kalender, Synchronisation mit WM-Smartphone (ja, iPhone geht auch), deutsches Interface, alles mit der Tastatur bedienbar. Toll.

Dan Arkway

@Gerrit, wie man es nennt ist doch egal. Ist doch prima, wenn es fuer dich klappt. Das nette an GTD ist, dass mal jemand ein paar der Standardtechniken aufgeschrieben hat und man nun drueber reden kann. Wie man das Zeug nennt und was man davon uebernimmt ist doch egal. Hauptsache ich vergessen nicht staendig was und erinnere mich zu passenden Zeitpunkt und Ort daran, so das ich es dann tun kann. Hat man kein System schiebt man Sachen auf oder vergisst sie oder tut sie nicht, weil man gerade mal wieder nicht weiss, was man eigentlich bei einer bestimmten Sache als naechstes machen wollte oder braucht. BTW: Das »neue« bei Allen ist, dass er aus den »verschissene(n) To-Do-Listen« Kontext basierte Listen gemacht hat, die systematisch durchgeschaut und bearbeitet werden. Ist nichts besonders, aber besser als To-Do Listen alleine oder die dt. Zeitmanagement Klassiker vom Wuehltisch.

fwolf

für meine Arbeit habe ich ein kleines, eigenständiges Web-CRM in Arbeit als auch schon länger in Benutzung. Auf dem jeweiligen Arbeitsrechner benutze ich aber im Endeffekt ein ähnlich geartetes Notizzettel-System (KNotes) mit ähnlicher idealer Performance :D

cu, w0lf.

Andy

Three Boxes of Joy? Warum muss ich jetzt an Bob – »We don’t make mistakes here, we just have happy accidents.« – Ross denken?

Christian

Mal was ganz anderes, Gerrit: Früher hattest du ein super Stylesheet für die Printausgabe. Ohne Navigation und so. Kannst du das in deiner neuen Seite bitte wieder so einrichten?

Florian Dersch

GTD? Der legitime Nachfolger der Timeplaner oder wie diese dicken, völlig überteuerten Taschenkalender, mit denen man(n) früher seine Listen mit Bleistift geführt hat, hießen?

Olaf

Genial!

carlito

das hier ist auch ganz brauchbar: http://www.checkoffapp.com/

Christian

Nach Lektüre dieses Artikels teste ich jetzt Stickes für Windows
Mal sehen, ob das auch meine Methode wird.

Marcus Scheller

sehe ich ähnlich.

probiere things seit ein paar monaten aus und hab den funktionsumfang nie zu schätzen gelernt/genutzt.

mein geschätzter kollege paul weihe allerdings geht voll darin auf und reizt das programm bis zum letzten aus. :)

gruß
marcus

Dirk

Lieber Dean Allen, als David Allen.

Steffen

Gibt es demnächst auch einen Internet-Kult darüber, wie man am besten seine Wäsche sortiert?

Sortieren nicht, aber falten

;-)

Martin

Wieso ein Kommentar zu diesem Uralt-Post? Kam über den Post »Teile und herrsche«, und hier passt es am besten hin.

Ich oute mich mal als OmniFocus-Nutzer. Wobei ich OF weniger als überzeugter GTD-Jünger nutze, sondern schlicht, weil ich die Lösung gut finde. Bei Things hab‹ ich alles kreuz und quer vertaggt und irgendwie hat mich der ganze Eyecandy eher abgelenkt. Bei OF geht’s IMO eine Nuance schlichter, dafür aber auch geordneter zu. Hier wird alles einem Projekt zugeordnet – oder auch nicht (Sticky 1). Privates (Sticky 2) wird per Projekt/Kontext/Perspektive oder auch nur durch belassen in der Inbox ausgefiltert. Und für das Tagespensum gibt’s die Vorausschau respektive Flaggen.

Was spitze ist – wobei das sicher auch mit den Stickies respektive SimpleNote gehen würde – sind die 3 Apps inklusive Synchronisation – bei mir via MobileMe, aber Dropbox ginge auch.

Auf der Mac-App wird (Komplexeres) eingegeben und organisiert. Mit dem iPad kontrolliert und abgehackt und via iPhone mal schnell reingeschaut. War jetzt nicht die billigste Lösung, aber mir hilft das vorgegebene Korsett. Aus Deinen »3 Boxes of Joy« wären bei mir sicher mittlerweile schon 30 geworden ;-)

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