Ich hasse GTD und diesen ganzen Kult darum, wie man als (selbstständig tätiger) Bildschirmarbeiter die Dinge besser geregelt bekommt – alles Bullshit! Entweder man ist diszipliniert und motiviert, oder eben nicht. Irgendwelche ausgefeilten Systematiken sind doch immer nur in der Theorie gut. Deshalb würde ich auch nicht im Traum darauf kommen, Geld für eine spezielle GTD-Applikation auszugeben, bei der man mehr Zeit mit dem Taggen und Klassifizieren von Tasks verbringt, als dass man dadurch Zeit gewinnen würde.

Ich verlasse mich in Sachen Projektorganisation auf eine kleine Applikation, die fast unverändert seit weit über 10 Jahren auf jedem Mac zu finden ist: »Notizzettel«.

Dabei habe ich nach wochenlanger Praxis nun die optimale Vorgehensweise gefunden: Three Boxes of Joy! Ich komme mit genau drei horizontal angeordneten Notizzetteln aus (Die Namen der Projekte sind natürlich geändert):

Box #1: Projektliste

In der ersten Box stehen alle aktiven Projekte, aufgeteilt in zwei Blöcke:

1. »On hold« sind solche Projekte, für die ich in dieser Woche voraussichtlich nichts erledigen muss, weil die entweder noch gar nicht gestartet sind, oder ich gerade auf Feedback vom Kunden warte. Falls bekannt, wird in Klammern auch noch eine Zeitangabe vermerkt, ab wann das Projekt wieder aktiv wird.
2. »Aktuell« hingegen sind solche Projekte, für die ich in dieser Woche etwas tun kann und auch sollte.

Box #2: To-Do

In der zweiten Box stehen einzelne Aufgaben oder Projekte, die auf jeden Fall heute angegangen werden müssen. Es lohnt sich, jeden Abend diese Liste für den nächsten Tag vorzubereiten – so vergisst man nichts wichtiges!

Bei Bedarf kann man auch noch weiterführende Aufgaben eintragen (»später die Woche«), aber nur, wenn sie eine gewisse Dringlichkeit besitzen. Alles, wo generell ein paar Tage Spielraum herscht, ist ja immer noch in Box #1 gelistet.

Box #3: Sonstiges und Homework

In der dritten Box ist all das gelistet, was nicht direkt mit Projekten zu tun hat, sondern durchaus auch zu Hause erledigt werden kann. »Steuer überweisen« erscheint zwar zunächst wie ein dringender Punkt für Box #2, aber es handelt sich dabei um die gemeinsame Steuererklärung mit meiner Frau – und solche Dinge will ich nicht alleine im Büro machen, logisch.

Handhabung

Besonders revolutionär ist die Handhabung der Tasks:

• Erledigte Tasks lösche ich
• Zu verschiebene Tasks verschiebe ich per Cut’n’Paste
• Neue Tasks schreibe ich mit der Tastatur

Features

• Kein Tagging
• Keine Priorisierung
• Keine Erinnerung
• Kein Zugriff auf das Mac-OS-X-eigene To-Do-System
• Kein Online-Zugriff
• Keine CoreAnimation-Animationen
• Keine API

Fazit

Ich kann nur sagen: Es funktioniert! Ich habe alle meine Projekte stets im Blick und weiß immer, was gerade ansteht. Vergessen war gestern. Und während man in Villarriba noch am Taggen, Priorisieren und Terminieren ist, werden in Villabajo bereits die ersten Rechnungen geschrieben :-)