’ne Lanze für E-Mail in der Projektkommunikation
Gerade eben las ich auf Twitter folgende Aussage:
Projektkoordination über E-Mail ist ganz großer Dreck, aber keiner lässt sich irgendwas anderes als Tool unterjubeln.
(Christian Vogt in seinem geschützten Twitter-Account)
Zunächst spontane Zustimmung von meiner Seite – doch halt! So einfach will ich es mir nicht machen. Ich will Gründe für das Dilemma. Und eigentlich liegt es auf der Hand.
Es gibt ja den schönen Spruch: »Die beste Kamera ist immer die, welche du gerade dabei hast.« Übersetzt: Logisch, dass deine großartige Spiegelreflex bessere Bilder macht als die schäbige Handyknipse. Aber wenn dann doch mal zufällig Kisten Dunst nackt vorbeilaufen sollte, nützt es dir nichts, wenn die Spiegelreflex hübsch verstaut zuhause im Schrank liegt.
E-Mail ist die Handyknipse in der Projektkommunikation – irgendwie uncool, ineffizient und unpraktisch, aber:
- E-Mail ist kostenlos
- Jeder (jeder!) hat einen E-Mail-Account
- Alle E-Mails-Accounts dieser Erde sind untereinander kompatibel
- E-Mail muss nicht neu gelernt werden
- Jeder nutzt E-Mail in der für ihn vertrauten Umgebung
- Man macht sich nicht abhängig von einem zentralen Anbieter
Zusätzlich: Der Einsatz von E-Mail muss nicht rechtfertigt werden – aber bei auftretenden Problemen mit neuartigen Projekt-Tools ist immer derjenige Schuld, der sie vorgeschlagen hat. Natürlich sind Services wie Basecamp, Synfoni oder auch Google Wave irgendwie »besser«, aber nur wenn man davon ausgehen kann, dass die beteiligten Personen sich auch voll darauf einlassen, die Dinge sofort kapieren und kein Problem mit zentralem Hosting haben.
E-Mail ist so allgegenwärtig, dass es noch lange (sehr lange) das Mittel der Wahl sein wird, um Projekte zu organisieren. Große Marktchancen sehe ich vor allem darin, E-Mail-Clients so zu verbessern, dass sie die ganze Hässlichkeit von E-Mail-Kommunikation wegabstrahieren. Die Leute dabei zu unterstützen, E-Mail vernünftig zu nutzen, unwichtige Teile (Fullquotes) auszublenden usw. Einfach das beste aus dem machen, was der Kanal technisch hergibt. Google Mail hat hier schon eine Menge Pionierarbeit geleistet, aber das geht noch besser.
Sehen wir’s ein: E-Mail is here to stay. Machen wir das drumherum so angenehm wie möglich!
Christian Vogt am 23. Juli 2010 #
Danke das du das Thema nochmal aufgegriffen hast, natürlich ist es so, das E-Mail in der Projektkoordination immer eine Rolle spielen wird.
Was ich mit meinem Tweet meinte war eher die Koordination von mehreren Grüppchen, na klar, wenn 2 oder 3 Leute sich abstimmen müssen, dann kommt man da mit E-Mail noch ganz gut klar, doch was, wenn ein richtiges »Team« sich abstimmen muss?
Wie oft meint ein Mitarbeiter »Weiß ich nix von«, weil Mitarbeiter X den Mitarbeiter Y beim Reply der Mail im CC vergessen hat… gibt ja zu viele die man sich da merken müsste. Klar, es gibt die Option »Allen Antworten«, aber welcher Dau kennt die, und einmal verklickt, bekommt der Mitarbeiter Y nie mehr was von der Folge Diskussion mit.
Und da sind wir auch schon beim Punkt »Diskussion«, zumindest mit vielen Personen, das ist mit E-Mail einfach kaum wirklich möglich. Alle reden aneinander vorbei, weil sich Antworten überschneiden, oder eine Mail übersehen wurde, oder Ideen X fach vorliegen. Nichts wird zusammengefasst, keiner hat ein echtes »Machtwort« oder kann direkt Organisieren oder Strukturieren.
Anhänge… auch so ein Thema, nach 400 Nachrichten (RE: AW: AW: RE:…) findet keiner mehr den EntwurfXYZ von vor 50 Tagen wieder, weil der irgendwo in der Konversation in 30 Teilen liegt.
Also ich denke, E-Mail wird natürlich immer ein Rolle spielen, nur aktuell nicht die richtige… ich muss einen zentralen Anlaufpunkt für meine Projekte haben, der möglichst für jeden identisch aufgebaut ist… schau man sich die Vielzahl von Mailclients an… das ist nicht gerade »Produktiv«.
Sofern mir per Mail mitgeteilt wird das sich etwas an einem Projekt getan hat, ist das gut, doch ich denke nicht das die »E-Mail« als solche, auch mit Anpassungen der Clients, jemals ein richtiges »Projektmanagament-Werkzeug« werden kann, zumindest nicht für größere Teams.
Markus Merz | Hamburg St. Georg am 23. Juli 2010 #
Die Gründe für das Dilemma ›Email vs. Projektwerkzeug‹ hast Du zwar schön aufgelistet, aber die Resignation gefällt mir nicht.
Email ist und bleibt Dreck als alleiniges tool in der Projektkoordination. Ich weite das gerne auf ›Email mit Anhängen‹ aus.
buntklicker.de am 23. Juli 2010 #
Diese Betrachtungen betreffen durchaus nicht nur die Projektkoordination per E-Mail, sondern die Verwendung des Kommunikationsmediums E-Mail allgemein, mindestens im geschäftlichen Umfeld.
Stefan David am 23. Juli 2010 #
E-Mail als Kommunikationsmedium innerhalb einer verteilten Projektgruppe ist an sich schon suboptimal. Oft kommt aber auch noch dazu, dass zumindest ein Teil der Beteiligten E-Mails eher eigenartig nutzt. TOFU ist dabei das Stichwort, unnötige 25-zeilige Signaturen und noch längere rechtlich fragwürdige Disclaimer runden das Ganze nach unten ab.
Spannend wird es jedoch, wenn ein Teil der Beteiligten durchaus weiß, wie man mit Zitaten und Antworten umzugehen hat und ein anderer Teil das konsequent ignoriert. Den Diskussionsstrang aus solchen Mails zu rekonstruieren, wird dann zur Detektivarbeit. Ich kann Christians Meinung also nur unterstützen. Gleichzeitig muss ich Gerrit aber auch recht geben: Als kleinster gemeinsamer Nenner haben E-Mails auch in Projektteams durchaus ihre Berechtigung.
cpier am 23. Juli 2010 #
Wenn ich Kirsten Dunst nackt sehe möchte ich sie füttern und nicht fotografieren.
Ansonsten absolute Zustimmung. Ich fühle mich außerdem als Beteiligter verantwortlich in einer Email-Projektplanung überflüssige Signaturen zu löschen oder die Mail wieder an alle weiter zu leiten.
Peter am 23. Juli 2010 #
Gelöschter Kommentar, weil off topic und an dieser Stelle mehr als unpassend.
stk am 23. Juli 2010 #
Mit TOFU, Megasignaturen und Re: AW: AW: FW: ist doch ziemlich genau der Kern des Problems umrissen. Insbesondere im geschaeftlichen Bereich ist das wie eine selbstverstaerkende Feedbackschleife: Jeder bekommt von den anderen mit, dass Fullquotes und affige Signaturen vollkommen normal sind — »das ist eben so«.
Gaebe es den ultimativen Mailclienten, der die Dialoge in Threadstruktur aufbereitet, alles einfach durchsuchbar macht und dann am besten noch mit Exchange kompatibel ist, haette das das Potential, endlich mal den sinnvollen Umgang mit E-Mail zu vermitteln…
Markus Tacker am 23. Juli 2010 #
@stk Auch der geilste Mailclient hilft dir nichts, wenn der Absender einfach auf die letzte, von dir geschrieben Mail antwortet – mit einem völlig neuen Thema.
stk am 23. Juli 2010 #
@Markus Tacker: Klar. Aber man koennte den Leuten zeigen, was waere, wenn sie Mail sinnvoll benutzen wuerden.
dan am 23. Juli 2010 #
Es gibt solche Mailclients, nur können die nicht alle Leute nutzen. Die anderen Leute nutzen meist OE und Statussymbol-Telefone.
Aber Projekte leben vor allem davon, dass verschiedene Leute mit oft sehr verschiedenen Fähigkeiten und Persönlichkeit etwas gebacken bekommen. Mail zeigt dies meist nur recht offensichtlich, da es einen Teil(!) der Kommunikation recht gut dokumentiert.
Sacha am 23. Juli 2010 #
Seit wann kann man denn Dunst in Kisten verpacken?
SCNR
Arno Nym am 23. Juli 2010 #
Ich muss Christian voll zustimmen.
E-Mails schicken die Leute, die auch jede Woche ein grosses Meeting brauchen, um sich zu ›Synchronisieren‹.
Wuerde mal einfach EINMAL das ganze Wissen ueber ein Projekt vernuenftig ablegen, koennte man sich viel besser (und laenger) mit dem Projekt als mit dessen Management befassen.
Peter am 23. Juli 2010 #
Glaubt ihr wirklich, dass Leute, die mit Outlook arbeiten und sich in AW-RE-AW etc. verheddern, TOFU produzieren und nicht wissen, was ein Thread ist – dass die mit einer Projekt-Managementsoftware arbeiten wollen? Wenn ihr denen E-Mail verbietet, bekommt ihr Faxe.
Basecamp & Co. sind viel zu umständlich und als Webdienste auch viel zu langsam. Ich habs mit mehreren Kunden ausprobiert und alle verweigern über kurz oder lang die Arbeit damit.
Übrigens, was TOFU angeht: im geschäftlichen Bereich ist TOFU erwünscht und wird als einzig adäquate Form des Zitierens angesehend. Wers nicht glaubt:
http://de.wikipedia.org/wiki/TOFU
»Hier würde das isolierte Zitieren und Kommentieren einzelner Sätze als ungewöhnlich oder gar unhöflich empfunden, ähnlich wie dies in einem papiernen Geschäftsbrief der Fall wäre.«
Nicht nur unhöflich, sondern auch unpraktisch. TOFU erlaubt eine schnelle Antwort bei gleichzeitiger Dokumentation der gesamten Diskussion. Jeder Empfänger sieht sofort den letzten Stand der Diskussion, ohne die gesamte Mail durchzulesen; kann aber alles lesen, wenn er will/muss. TOFU ist immer angemessen, wenn es nicht um Diskussionen geht sondern um Entscheidungen. Und seit wann geht es bei Projektabläufen um Diskussionen?
Also: gewöhnt euch an TOFU und verwendet es auch, es ist im geschäftlichen Bereich angemessen (und meines Erachtens auch bei Projektabwicklung) und besser als die Netiquette. Ich denke, es sollte kein Problem sein, beide Zitierstile zu beherrschen und sie angemessen zu verwenden.
Markus Schlegel am 23. Juli 2010 #
Ist die Angst vor TOFU nicht darin begründet, dass sie alt ist? Lieber Scholli, die Datenmenge und so? In GMail ist TOFU der Standard und da bin ich einfach mal Apple-Fanboy genug, um zu sagen, dass das dann richtig ist.
Kann dem Artikel leider nur schwer zustimmen. Reply all ist ein Instrument, das nicht jeder fähig ist zu spielen. Wenn man das Intrument nicht spielen kann, geht gerne mal etwas flöten – das haben wir schon in der Grundschule gelernt. Das beste Intrument ist das, welches man spielen kann, sagst du? Dann nehmt den Leuten ihre Flöten weg und stellt TB-303s hin, die kann jeder spielen und es hört sich mit dem richtigen Musikgeschmack stets besser an.
Soll heißen: Das ideale Tool zur Projektkoordination ist vielleicht einfach noch nicht erfunden worden. Keine Anmeldung (Berechtigungen beispielsweise wie bei Google Docs à la „Anyone with the link“) wäre schon einmal ein Anfang.
Ich glaube ja, Mail war nie dazu gedacht, zu koordinieren.* Für mich sind E-Mails die Push-Notifications der Webapps. Google Wave hätte das Mail des aktuellen Jahrtausends werden sollen und ist dank des Overbloats erbärmlich gescheitert.
* So, wie die Technik dahinter funktioniert, hat man sich bei Mail wahrscheinlich überhaupt nichts gedacht.
Frank am 24. Juli 2010 #
A bit offtopic: Hat Google eigentlich jemals wieder was zu wave gesagt oder getan?
Don am 25. Juli 2010 #
Ich benutz eigentlich auch noch email, für die paar Aufträge die ich hab :)
Hab aber grad letztens mal sceener von twitter oderwas ausprobiert und damit ging es gut, einfach einen kurzen Screencast dem Kunden zu machen und ein bisschen seine Schritte + Gedanken anhand des Designs zu erklären. Ich wollte einfach mal was Direkteres haben statt diesem email hin und her (was aber trotzdem nicht ausbleibt wohl ..?)
Mit screener kann man wirklich total Problemlos einfach ein Screencaptche machen und 5min sind wirklich für ein paar Sätze ausreichend.
Ich glaub für: Home-Leistungen-Überuns-Kontakt/Impressum -Seiten braucht man keine Projektmanagement-Software aufzufahren, für grösser Sachen (vor allem Backend-Programmierung) finde ich es aber schon wichtig und durchaus Praktisch ein XX-ProjektManagemant-Software zu benutzen.
Gerhard am 27. Juli 2010 #
„Die Leute dabei zu unterstützen, E-Mail vernünftig zu nutzen, unwichtige Teile (Fullquotes) auszublenden usw.“
Fullquotes gehören zum guten Ton. In etwas längerer E-Mail-Korrespondenz sind „Ich-kann-E-Mail-besser-Nutzer“ meist absolut fatal. Die entsprechenden Nachrichten sind schlicht nicht nachvollziehbar.
Arno Nym am 27. Juli 2010 #
Btw: Outlook 2010 (und der WebClient dafuer) haben Threading eingebaut.
Dennoch (bzw. gerade da) finde ich TOFU oft angebracht, weil ein Gespraech entsteht, aber man muss nicht immer auf Zitate setzen, weil alles so kurzfristig passiert, dass man noch weiss warum es geht.